Personuppgifter och hantering av dessa

Den 25:e maj i år 2018 kommer dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), att ersätta den nu gällande personuppgiftslagen PUL. GDPR kommer att inkludera bostadsrättsföreningar och dess medlemmar. Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§)

Vi som styrelse vill därför informera medlemmar om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.

Följande tre register finns upprättade och underhålls av styrelsen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens styrelseverksamhet:

  1. Medlemslista
  2. Lägenhetsförteckning
  3. Kontaktlista till medlemmar och hyresgäster

De personuppgifter som styrelsen hanterar lagras i ett molnbaserat ärendehanteringssystem. Endast styrelsens medlemmar samt ansvarig teknisk förvaltare har tillgång till ärendehanteringssystemet. I ärendehanteringssystemet finns dels personuppgifter som föreningen enligt lag måste föra, dels personuppgifter som styrelsen behöver för att kunna utföra ett effektivt styrelsearbete. Dessa personuppgifter, som inte måste föras av föreningen enligt lag, avser mejladresser och telefonnummer. Syftet med att ha en lista med kontaktuppgifter till medlemmar och hyresgäster är för att styrelsen och vår tekniske förvaltare snabbt ska kunna komma i kontakt med dig om det behövs – exempelvis vid akut vattenskada, inbrott eller andra händelser som kräver snabb kontakt med dig som medlem eller hyresgäst. Dina kontaktuppgifter raderas när du lämnar föreningen, om du inte kräver att de ska raderas innan dess. Vår ekonomiska förvaltare Rådrum AB sköter den ekonomiska förvaltningen och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten. Styrelsen har tecknet ett personbiträdesavtal med Rådrum AB. På föreningens webbplats publiceras namn på styrelsemedlemmar och i protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna. Föreningen eller styrelsen hanterar inte några känsliga personuppgifter.

På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter.

Vänligen,

Styrelsen 2018-05-25